网站应向投诉人发送确认收据，包括遵循调查和解决过程的概述。站点应设置明确的时间表，在该时间范围内，投诉人可以期望根据申诉过程达成一致的提议决议，以确保投诉人可以确保该过程的可预测性和透明度。对于团队来说，这个时间表实际上必须是可行的，同时尊重利益相关者的需求和期望。如果对申诉有明显的紧迫感（例如，由于公众的抗议或对持续伤害的看法），可能需要更快地解决。
在无法满足申诉过程中设定的时间范围的情况下，应提供临时响应，解释正在采取什么行动，会有延迟，原因以及提议的决议的修订日期。
作为网站对申诉过程的响应和概述的一部分，应告知投诉人的替代途径。这些可能是基于州的（司法或非司法）或非国家（工会）。必须将犯罪性的指控转介给相关权威。
表3b.1 - 应对不满
| 初步后果水平 |
投诉人 |
| 1级 |
在五天内确认收据 在八天内与投诉人进行初步咨询 在15天内开始调查 |
| 2-3级 |
在48小时内确认收据 在四天内与投诉人进行初步咨询 在10天内开始调查 |
| 4-5级 |
在24小时内确认收据 在一天之内与投诉人进行初步咨询 在两天内开始调查 |